Matriz RACI: O que é e como aplicar? Confira este guia

Projetos com prazos estourados, tarefas mal distribuídas e decisões sem dono são comuns, especialmente em times digitais.

A Matriz RACI é uma ferramenta simples que resolve isso: define quem faz, quem aprova, quem contribui e quem precisa ser informado em cada etapa.

Nesse texto você vai entender o que é a RACI, por que ela importa e como aplicar no seu dia a dia, mesmo que esteja começando agora na área.

Aqui você vai encontrar:

• O que é a Matriz RACI?

• Significado de cada letra: R, A, C e I

• Casos reais: onde a RACI salva o projeto

• Como montar sua primeira Matriz RACI na prática

• Dicas para aplicar a RACI com seu time

• Adapte a RACI à sua realidade: quando, como e por quê

• Conclusão

O que é a Matriz RACI?

A Matriz RACI é uma ferramenta simples que traz clareza sobre quem executa, quem aprova, quem precisa ser consultado e quem deve ser informado em cada etapa do trabalho. Mais do que uma tabela, ela é uma forma de alinhar pessoas e expectativas.

Por que isso é tão relevante no trabalho digital?

No ambiente digital, onde os papéis mudam, as equipes são multifuncionais e as entregas se sobrepõem, esse tipo de alinhamento é essencial. A RACI não engessa: ela cria liberdade com responsabilidade.

Com ela, o time sabe:

• Quem está “com a bola” em cada tarefa;

• Quem dá o “ok” para seguir;

• Quem precisa ser consultado antes de decidir;

• Quem deve ser mantido no loop, sem sobrecarga.

Para quem está começando na carreira ou mudando de área, a RACI é também um mapa: ajuda a entender o jogo e a encontrar seu lugar nele.

No fim das contas, trata-se de um princípio simples: mais clareza, menos ruído. E isso muda tudo.

Significado de cada letra: R, A, C e I

A força da Matriz RACI está justamente na sua simplicidade. Cada letra representa um papel claro dentro de uma tarefa ou entrega. E quando esses papéis são definidos com precisão, tudo flui melhor, do alinhamento inicial à conclusão do projeto. Vamos entender o que significa cada uma delas:

R – Responsável (Responsible)

Quem executa a tarefa. Coloca a mão na massa e faz acontecer.

Dica: idealmente, apenas uma pessoa por tarefa. Divida atividades, não responsabilidades.

Exemplo: uma pesquisadora UX que conduz entrevistas com usuários.

A – Aprovador (Accountable)

Quem dá o “ok” final. Valida se a entrega atende ao que era esperado.

Deve ser único por tarefa. Se delegar, o novo nome precisa estar na matriz.

Exemplo: o PM que aprova uma funcionalidade antes do lançamento.

C – Consultado (Consulted)

Quem deve ser consultado ativamente antes ou durante a tarefa. Comunicação de duas vias.

Combine prazos: se a resposta atrasa, a entrega também pode atrasar.

Exemplo: analista consulta o time de marketing antes de montar um dashboard.

I – Informado (Informed)

Quem precisa ser mantido atualizado, mas não decide nem executa. Comunicação de uma via.

Importante deixar claro: o processo não para esperando resposta dessas pessoas.

Exemplo: atendimento informado após a publicação de novo fluxo de onboarding.

Um lembrete final: clareza ≠ rigidez

A RACI não deve virar um esquema inflexível. Times digitais mudam rápido (e os papéis também). O objetivo da matriz é gerar clareza e autonomia, não burocracia. E quando usada com inteligência, ela ajuda times a trabalharem com mais confiança e menos estresse.

Casos reais: onde a RACI salva o projeto (e onde a falta dela afunda tudo)

Quem já participou de um projeto sem clareza de papéis sabe como pequenos mal-entendidos viram grandes atrasos. A RACI evita esse tipo de desgaste e, mais importante, promove um ambiente onde cada pessoa entende seu papel e pode contribuir com mais segurança.

Vamos olhar para dois exemplos práticos de como a Matriz RACI pode fazer diferença em projetos comuns no mundo digital.

Caso 1: Desenvolvimento de um MVP em uma startup

O desafio: Uma startup está lançando seu primeiro produto. A equipe é pequena, e todo mundo faz um pouco de tudo. O time decide lançar um MVP em 30 dias, mas ninguém sabe quem decide o escopo final, quem valida o design, nem quem fala com os usuários.

Sem RACI: O produto atrasa. O time de dev começa a codar antes de receber os dados corretos. O design muda três vezes. A pessoa de marketing anuncia uma funcionalidade que nem será incluída no MVP.

Com RACI:

• Responsável: Devs que constroem o MVP.

• Aprovador: Product Manager, que decide o escopo final.

• Consultados: Usuários-alvo, time de UX e marketing.

• Informados: Investidores e advisors.

Resultado? As entregas seguem com mais fluidez, as decisões têm dono, e o time consegue lançar dentro do prazo com alinhamento.

Caso 2: Pesquisa de UX para melhoria de jornada

O desafio: Um time de UX precisa realizar entrevistas com usuários para entender gargalos na jornada digital de um produto. Mas ninguém sabe quem agenda as entrevistas, quem valida o roteiro ou se o time de produto precisa aprovar a análise antes de seguir.

Sem RACI: A pesquisa atrasa, o time entrevista os usuários errados, e as descobertas ficam paradas à espera de uma aprovação que ninguém sabe de quem é.

Com RACI:

• Responsável: Pessoa de UX pesquisador(a), que conduz as entrevistas.

• Aprovador: Líder de UX ou de Produto, que valida o roteiro e os insights.

• Consultados: Suporte ao cliente, para insights prévios; time de dados, para cruzar informações.

• Informados: Stakeholders de produto e tecnologia.

Com papéis claros, o time acelera a entrega, gera insights acionáveis e reforça a cultura de decisão baseada em dados.

Mesmo para quem está começando, entender e propor esse tipo de ferramenta é um diferencial enorme. Mostra maturidade, organização e capacidade de liderança, mesmo sem cargo de liderança.

Como montar sua primeira Matriz RACI na prática

Você não precisa ser gerente de projetos ou usar softwares complexos para aplicar a Matriz RACI. Com um simples quadro (pode ser no Google Sheets, Miro, Notion ou até no papel), é possível estruturar papéis com clareza e dar um passo importante rumo a entregas mais eficientes e colaborativas.

Aqui está um passo a passo prático para montar sua primeira matriz:

1. Liste as principais tarefas ou entregas do projeto

Comece identificando as atividades-chave que precisam acontecer. Evite ser genérico demais (ex: “executar projeto”) e também não se perca nos detalhes (ex: “abrir o e-mail do João”). Pense no nível certo de granularidade para seu contexto.

Exemplo:

• Definir escopo do MVP

• Criar protótipo de alta fidelidade

• Realizar testes com usuários

• Analisar resultados e priorizar ajustes

• Implementar versão final

2. Identifique as pessoas envolvidas

Liste as pessoas (ou funções) que estão envolvidas no projeto. Não precisa ser apenas a equipe direta, pense também em quem precisa aprovar, ser consultado ou informado.

Dica: Se for um time enxuto ou multifuncional, nomear os papéis pode ajudar mais do que os nomes. Ex: “UX Designer” em vez de “Maria”.

3. Atribua os papéis R, A, C e I

Agora vem a parte central: definir o papel de cada pessoa em cada tarefa. Para isso, pense nas perguntas:

• Quem é a pessoa que vai executar essa tarefa? (Responsável)

• Quem tem a autoridade final para aprovar a entrega? (Aprovador)

• Quem precisa ser consultado antes ou durante a execução? (Consultado)

• Quem precisa ser informado sobre o andamento ou a conclusão? (Informado)

Boas práticas:

• Só uma pessoa como Responsável e uma como Aprovador por tarefa.

• Pode haver vários Consultados e Informados, mas só se fizer sentido.

• Evite preencher todas as células da matriz com algo só para “preencher”. Menos é mais.

4. Valide com o time

Não monte a matriz sozinho(a) e simplesmente “jogue” para o time. Sempre que possível, construa ou revise com as pessoas envolvidas. Isso ajuda a gerar consenso, engajamento e entendimento real das responsabilidades.

Se você está em início de carreira, propor esse momento colaborativo é uma ótima forma de mostrar proatividade e visão de organização.

5. Compartilhe e mantenha acessível

De nada adianta montar uma matriz RACI linda e esquecê-la em uma pasta perdida. Garanta que todos saibam onde ela está e possam consultá-la sempre que necessário. Isso evita mal-entendidos ao longo do caminho.

Exemplo prático e visual (resumido)

Esse é apenas um exemplo simplificado. A estrutura pode variar conforme o time, o projeto e o nível de detalhamento necessário.

Criar sua primeira RACI é mais sobre clareza e alinhamento do que formalidade. Com o tempo, ela pode (e deve) ser ajustada. Mas desde a primeira versão, já vai te ajudar a reduzir ruídos, fortalecer a comunicação e mostrar que você está jogando o jogo do trabalho digital de forma madura.

Dicas para aplicar a RACI com seu time (mesmo se você não for gestor)

Um dos maiores mitos sobre ferramentas de gestão é que elas são exclusivas para quem tem cargo de liderança. A realidade é bem diferente: quem entende o que está em jogo em um projeto e propõe mais clareza, está liderando na prática, mesmo sem um título formal.

Por isso, se você está em início de carreira ou migrando para a área digital, saiba que aplicar a Matriz RACI pode ser uma excelente forma de demonstrar maturidade, organização e visão de equipe.

Aqui vão algumas dicas para fazer isso de forma leve, colaborativa e eficaz:

1. Apresente a RACI como um convite, não como uma imposição

Você pode dizer algo como:

“Percebi que a gente está com algumas dúvidas sobre quem está responsável por cada parte dessa entrega. Posso montar uma matriz simples de papéis para facilitar nosso alinhamento?”

A proposta aqui não é “organizar o time” de cima para baixo, mas ajudar a organizar o fluxo com todo mundo envolvido.

2. Envolva o time na construção

Chamar as pessoas para co-construir a matriz ajuda a:

• Evitar ruídos ou resistências,

• Criar senso de pertencimento,

• Levantar pontos que você talvez não enxergue sozinho(a).

Você pode abrir um board colaborativo, um arquivo compartilhado ou mesmo fazer isso em uma conversa síncrona com o time.

3. Adapte a ferramenta à realidade do seu projeto

A Matriz RACI não precisa seguir um formato engessado. Você pode:

• Acrescentar colunas como prazo, status, ou observações;

• Incluir uma coluna de apoio (para quem colabora na execução sem ser o R);

• Criar versões menores por etapa ou por time, se o projeto for grande.

O mais importante é que a ferramenta seja útil e faça sentido para o seu contexto.

4. Combine expectativas sobre prazos e comunicação

Se alguém for Consultado, é importante alinhar:

• Até quando o feedback precisa chegar?

• A tarefa pode seguir sem essa resposta?

• A pessoa sabe que será consultada?

Se for Informado:

• Quando e como essa pessoa será atualizada?

• Ela espera participar da decisão? Ou só receber o desfecho?

Esses pequenos alinhamentos evitam frustração e retrabalho e fazem a diferença entre um projeto fluido e um travado.

5. Use a RACI como uma aliada, não um controle

A RACI não é uma planilha de cobrança, e sim um mapa de colaboração. Ela serve para dar clareza, distribuir responsabilidades e facilitar o trabalho em equipe. Use-a como um recurso de transparência e apoio mútuo, não como ferramenta de microgestão.

6. Comece pequeno, mas comece

Se a equipe ou o projeto for pequeno, ou se for a sua primeira experiência com a matriz, aplique em um único processo ou entrega específica. Com o tempo, você pode expandir. O importante é mostrar o valor da ferramenta na prática.

A verdade é que não importa seu cargo atual: propor e aplicar uma ferramenta como a RACI mostra que você entende o valor do trabalho colaborativo e está comprometido com entregas melhores. E, no mercado digital, isso é uma qualidade cada vez mais valorizada.

Adapte a RACI à sua realidade: quando, como e por quê

A beleza da RACI está justamente na sua flexibilidade. Ela não foi feita para engessar o trabalho, e sim para dar clareza, do jeito que fizer mais sentido para você e seu time.

Veja quando e como adaptá-la de forma estratégica:

Quando usar?

• Quando há muitas pessoas envolvidas em uma tarefa ou entrega;

• Quando o time está em formação ou com papéis sobrepostos;

• Quando começam a surgir ruídos como: “Mas não era você que ia fazer isso?”;

• Sempre que a entrega impacta outras áreas ou stakeholders externos.

Como adaptar?

• Times pequenos? Foque só nos papéis R e A.

• Projetos longos? Divida a RACI por fase ou sprint.

• Contexto ágil? Use RACI junto com dailies e boards visuais, como Kanban.

• Equipe colaborativa? Adicione uma coluna “Apoiador”, sem comprometer o foco.

Por que adaptar?

Porque contextos mudam, equipes mudam, prioridades mudam. A matriz deve acompanhar essa dinâmica. Mais do que seguir uma fórmula, o objetivo é manter o time alinhado, com comunicação fluindo e decisões claras.

A RACI bem adaptada é leve, útil e eficaz. E isso faz toda a diferença na prática.

Conclusão

Em times digitais, onde tudo muda rápido e o trabalho é colaborativo, a clareza não é um luxo: é uma necessidade. A Matriz RACI ajuda a criar essa clareza com uma estrutura simples e poderosa.

Ela evita mal-entendidos, fortalece a comunicação e empodera cada pessoa a contribuir com mais segurança e foco. E o melhor: qualquer pessoa pode aplicar, mesmo sem ser líder formal.

Seja em um projeto pequeno ou numa entrega mais complexa, usar a RACI é um passo real em direção a um jeito de trabalhar mais maduro, transparente e eficiente.

No fim das contas, é sobre isso: menos confusão, mais conexão.